ИИ-агенты заменили бюрократию на эффективный управленческий инструмент в Агентстве финансовых решений «РеФи»
Сотрудники агентства одновременно сопровождают десятки сложно-структурированных сделок по привлечению финансирования и решению нестандартных задач клиентов,требующие контроля на каждом этапе. В каждой сделке задействованы множество участников, этапов, документов, договоренностей и обязательств. Увеличение количества данных в таблицах и CRM привело к парадоксу:информации больше, а управленческой ясности меньше. По словам Рената Хилажева, генерального директора Агентства финансовых решений «РеФи», члена Совета по финансовым рынкам и инвестициям ТПП РФ, внедрение в компании ИИ-агентов упразднило «узкое место» между работой аналитиков и управленческой ясностью.
«Аналитики должны ежедневно в конце рабочего дня фиксировать статус по каждой сделке, описать, какие вопросы закрыты, что зависло, что нужно сделать завтра. Сотрудниками это воспринималось как бюрократия –статусы заполнялись неравномерно, а руководителям утром приходилось собирать картину по кусочкам. Поэтому мы решили изменить сам способ ввода информации. Сделали связку Telegram-бота, ИИ-агентов и CRM. Теперь аналитик в конце дня в произвольной форме голосом рассказывает, что произошло. ИИ структурирует сообщение, определяет, к какой сделке оно относится, выделяет результат, проблему, следующий шаг и заносит это в нужный раздел. А утром мы получаем в мессенджер короткий управленческий срез по всем активным сделкам: где мы находимся, что изменилось, где есть риск, на что нужно обратить внимание», – отмечает Ренат Хилажев.
Решающим фактором для внедрения ИИ в компании сталанеобходимость автоматизировали передачу фактического состояния сделки от исполнителя к системе управления. Решение снизило операционную нагрузку и улучшило управляемость бизнеса, сократив время, которое аналитик тратит на фиксацию статуса сделки. «Раньше нужно было открыть CRM, найти нужную карточку, сформулировать текст, заполнить несколько полей. На практике это могло занимать 10-15 минут на одну сложную сделку, а при большом количестве проектов превращалось в отдельный вечерний процесс. Сейчас сотрудник просто надиктовывает голосовое сообщение, и на его стороне это занимает несколько минут», – рассказывает генеральный директор.
Второй эффект от внедрения ИИ-агентов – актуальность данных. Раньше часть статусов могла обновляться с задержкой именно потому, что сотрудники откладывали заполнение CRM. Сейчас целью является актуальность активных сделок к началу следующего рабочего дня близкая к 100%.
Кроме того, сократилось время руководителя на погружение в общий портфель. Утром они получают уже структурированный срез и видят, где действительно требуется участие. Теперь, чтобы понять, что происходит по десяткам сделок, не обязательно заходить в CRM, читать комментарии, переписку, уточнять информацию у сотрудников.
Также в агентстве отмечают, что снизилось количество пропущенных задач и ситуаций, когда проблема обнаруживается слишком поздно. ИИ может подсветить: здесь нет следующего шага, здесь зависло согласование, здесь давно нет движения, здесь нужен контакт с банком или клиентом.
«В нашем бизнесе пропущенное обязательство или поздно обнаруженная проблема может стоить значительно дороже нескольких часов работы сотрудника. Поэтому один из главных эффектов ИИ для меня – снижение влияния человеческого фактора на управляемость сделок», –подчеркивает Ренат Хилажев.
В процессе внедрения в компании тестировали нескольких наиболее популярных решений и поняли, что универсально хорошей модели для всего нет. Одна лучше структурирует информацию, другая лучше работает с большим контекстом, третья хуже ведет себя в нужных интеграциях. Прежде чем остановиться на нужной конфигурации, в агентстве перебрали несколько вариантов.
«Безусловно, все это потребовало довольно заметныхтранзакционных издержек, о которых редко говорят. Мы работаем с чувствительной финансовой и клиентской информацией. Поэтому для нас было принципиально неприемлемо дать агентам бесконтрольный доступ ко всей инфраструктуре. Мы приобрели отдельный сервер, организовали защищенную среду, разграничили права доступа и сделали так, чтобы каждый агент обращался только к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретной задачи. Для обеспечения информационнойбезопасности в части контроля доступов, интеграций, защиты от внешнего вмешательства мы привлекли сильныхИТ-специалистов и подрядчиков, с которыми мы работаем уже 15 лет. Поэтому внедрение ИИ – это не столько выбор самой умной модели, сколько создание правильной архитектуры вокруг нее. Без этого даже очень «сильный»ИИ довольно быстро превращается в дорогую игрушку», – сказал Ренат Хилажев..
