Расхождения в данных об ИТ-активах ведут к лишним закупкам
Один ИТ-актив может одновременно учитываться в нескольких системах. В ERP отражены его стоимость и материально ответственное лицо, в складской системе - остаток, в техническом контуре - место эксплуатации, в EAM или ТоиР - ремонт или замена, в CRM - связь с клиентом и договором. Каждая система содержит корректные данные для своего процесса, но их расхождения не всегда выявляются и устраняются вовремя.
Наиболее выраженный запрос на ITAM исследователи зафиксировали у операторов связи и предприятий с территориально распределенной инфраструктурой. В таких организациях оборудование перемещается между площадками, складами, подразделениями, подрядчиками и клиентами, а его статус меняется сразу в нескольких учетных контурах. Чем длиннее этот маршрут, тем сложнее компании определить, где ИТ-актив находится фактически, доступен ли он для повторного использования и какие данные о нем считать актуальными.
«Мы увидели, что компаниям нужен не еще один реестр оборудования. Данные об ИТ-активах у них уже есть, причем сразу в нескольких системах. Проблема возникает в момент принятия решения: можно ли использовать оборудование из резерва, следует ли закупать новое, готов ли ИТ-актив к повторной выдаче, нужно ли продлевать лицензию. Если достоверность исходных данных нельзя подтвердить, компания вынуждена закладывать дополнительный объем при закупке и резервировании оборудования. В результате часть активов остается невостребованной, что приводит к замораживанию капитала и росту расходов», - отмечает Евгений Мошняцкий, коммерческий директор НТЦ АРГУС.
Один из наиболее сильных сигналов исследования связан с проверкой резерва перед закупкой. Само наличие оборудования на складе еще не означает, что им можно закрыть текущую потребность. Необходимо учитывать техническую совместимость, состояние, действующие резервы, владельца, возможность перемещения и срок подготовки к эксплуатации. Пока эти сведения собираются из разных источников, новая закупка часто оказывается более простым и надежным решением, чем перераспределение уже имеющихся ИТ-активов.
На инфографике представлена модель перехода от данных в разных учетных контурах к достоверному представлению об ИТ-активе и конкретным управленческим действиям:
Инвентаризация даже в зрелых организациях по-прежнему требует выгрузок из учетных систем, сверки с рабочими файлами подразделений, физического обхода площадок, а также ручных запросов в региональные подразделения и ожидания подтверждения фактического местонахождения и статуса ИТ-активов. Отдельной проблемной зоной участники исследования назвали лицензии и подписки. Количество приобретенных лицензий и подписок, условия договоров и сведения об их реальном использовании обычно отражаются в разных источниках. Эти данные сводятся перед продлением, когда возможности перераспределить лицензии или скорректировать объем закупки уже ограничены.
Для операторов связи исследование выявило дополнительный класс задач, связанных с клиентским оборудованием, ЗИП, техникой на объектах связи и выдачей подрядчикам. Возвращенное оборудование может физически находиться на складе, но его договорной, финансовый и технический статусы обновляются в разное время. До завершения такой сверки ИТ-актив нельзя уверенно вернуть в резерв и использовать повторно.
Именно такой разрыв между фактическим состоянием ИТ-актива и данными о нем в разных системах лежит в основе одного из ключевых выводов исследования: ITAM не должен заменять корпоративные ERP-системы, прикладные решения 1С, NRI, ITSM, EAM, ТОиР, складские и договорные системы. Его задача - связать данные из этих контуров, определить достоверный источник для каждого атрибута, зафиксировать расхождения и довести их до конкретного действия с ИТ-активом.
«Результаты исследования показывают, что управление ИТ-активами перестает быть исключительно технической задачей учета и становится полноценной управленческой функцией. Особенно это важно для крупных компаний с территориально распределенной инфраструктурой, где качество данных напрямую влияет на стоимость владения инфраструктурой и эффективность использования капитала», - дополняет Евгений Мошняцкий, коммерческий директор НТЦ АРГУС.
