Комплексное управление регламентирующими документами — новое решение Directum RX

Компания Directum объявила о выпуске программного обеспечения для цифровизации работы с корпоративными документами. Новое решение нацелено на снижение временных затрат при создании, согласовании и актуализации внутренних регламентов.

Решение разработано для ускорения работы с регламентирующими документами организации — положениями, стратегиями, инструкциями и др. — на каждом этапе их жизненного цикла. Это особенно полезно для компаний с большим штатом сотрудников и территориально распределенной структурой: для них нарушения сроков при работе с регламентами может грозить штрафами от контролирующих органов.

С помощью решения «Регламентирующие документы» в рамках системы Directum RX можно:

1. Инициировать разработку документа в формате задачи.
2. Создать документ по шаблону и настроить круг согласующих. После подписания у уполномоченного появится возможность разграничить права для сотрудников на ознакомление с регламентирующим документом.
3. Контролировать подписание. Ответственный может отследить, на каком этапе и на ком именно «застрял» документ, чтобы ускорить его движение и обеспечить своевременное подписание.
4. Утвердить документ при помощи электронной подписи. В решении предусмотрены разные регламенты для утверждения документа: в качестве самостоятельного или как приложения к приказу.
5. Актуализировать данные. Система заранее подскажет, что нужно обновить регламентирующий документ — продлить срок действия, отметить устаревшим или создать новую редакцию с переносом данных из старой.

Ожидается, что при использовании решения работники будут тратить на работу с регламентирующими документами на 60% меньше времени, а подготовка отчетов для проверяющих органов ускорится за счет моментального доступа к любому документу из комплекта.

«Методология работы с регламентирующими документами — это ключ к эффективной организации бизнес-процессов. Решение призвано оптимизировать весь жизненный цикл работы с внутренними нормативными документами. Оно создаст правовую основу для компании, повысит производительность труда и обеспечит взаимодействие между подразделениями. В поставку решения включены методические материалы, которые могут стать основой для создания прочной регламентной базы компании»,— Светлана Азарова, методолог-аналитик компании Directum.

При дополнении решения «Долговременным архивом» от Directum компания сможет фоново поддерживать целостность и юридическую значимость регламентирующих документов на протяжении 75 лет и более.