«ЛУКОЙЛ-РНП-ТРЕЙДИНГ» провели цифровизацию сквозных процессов прямых и агентских продаж на ELMA365
Проект стал одним из этапов программы цифровизации, утвержденной в 2022 году, которая, в свою очередь является элементом развития системы управления «ЛУКОЙЛ-РНП-ТРЕЙДИНГ». В его реализации приняли участие 15 специалистов со стороны компании и вендора. Управление проектом осуществлялось по методологии agile, что позволило выполнить все работы в срок и в рамках утвержденного бюджета. Переход к методологии был обусловлен использованием технологии Low-code, лежащей в основе платформы ELMA365. Она позволила быстро разработать первую версию автоматизированного процесса и далее наращивать его функциональность, опираясь на обратную связь от пользователей.
Основными целями проекта стали: сокращение забюрократизированности процессов, увеличение количества сделок и повышение уровня контроля.
Для достижения целей было необходимо:
- сократить длительность согласования через систему ЭДО с 2-3 дней до нескольких часов;
- решить проблему нехватки времени у менеджеров на работу с новыми клиентами, в связи с составлением отчетов по продажам вручную,
- сведение к минимуму риска человеческого фактора при выполнении сделок с точки зрения контроля.
В результате совместной работы получилось существенно снизить нагрузку на работников отдела продаж и повысить скорость обработки данных. Теперь для 95% сделок решения принимаются автоматически за счет реализованных в BPMS матриц принятия решений, а для агентских продаж скорость принятия решений возросла в 12 раз. Внутренний бумажный документооборот полностью переведен в электронный вид, все документы автоматически формируются в системе, что позволило снизить трудозатраты менеджеров в 5-6 раз. Руководители коммерческих подразделений также получили удобные инструменты для контроля процессов и систему оперативных отчётов по деятельности своих подразделений. Исключена возможность подмены документов за счет полной прослеживаемости пути документа.
Данный проект для группы «ЛУКОЙЛ» стал первым опытом использования технологии Low-code BPMS для основных бизнес-процессов. Планируется и дальнейшая оптимизация и автоматизация бизнес-процессов с помощью ELMA365 и передача опыта другим организациям внутри группы. Успешность проекта подтверждают и в индустрии, он был отмечен особым призом ассоциации ABPMP Russian Chapter на конкурсе «BPM-проект года».
«Ключевым элементом успеха является максимальное вовлечение всех участников проекта и будущих пользователей продукта, которые видят потенциальный эффект и готовы внести свой вклад в итоговый результат. Процессный подход, принятый в качестве основы развития системы управления, позволяет максимально наглядно и точно оцифровать основную деятельность и сформировать базу для будущих изменений. Платформа ELMA365 стала тем инструментом, который позволил перевести "основные” процессы в цифровое пространство руками владельцев процессов», — Александр Давыдов, начальник управления по работе с персоналом и организационному развитию ООО «ЛУКОЙЛ-РНП-ТРЕЙДИНГ».
«Автоматизация продаж лидера рынка, как ЛУКОЙЛ-РНП-ТРЕЙДИНГ значительно выходит за рамки возможностей стандартных CRM и во многом сосредоточена на построении сквозного end-to-end процесса. Команда проекта сфокусировала свое внимание на процессы онбординга клиента и оптимизации сроков внутренних согласований условий продажи. Цифровизация помогает не терять сделки и совершать продажи без необходимости расширения штата сотрудников. Помимо этого, она сокращает время обработки информации, нужной для принятия решений, и даёт полную картину происходящего в подразделении, что способствует развитию коммерческого блока», — Мария Ильина, Product Owner ELMA365 CRM.
