ФОРБС Консалтинг внедрил HR-модель для международного ритейлера с планированием затрат до позиции
Крупному омниканальному ритейлеру с международной сетью было необходимо автоматизировать бюджетирование затрат на персонал в разных странах, ранее производимое в 1С. ФОРБС Консалтинг внедрил HR-модель на базе Optimacros, которая позволяет рассчитывать бюджет численности и расходов в детализации по позициям. Модель учитывает все виды начислений, рассчитанные по локальным алгоритмам, включая прогрессивные ставки налогообложения, а также поддерживает планирование вакансий. В результате клиент получил управляемый процесс HR-планирования и инструмент для обоснования одного из крупнейших блоков статей затрат.
Задача: сделать HR-бюджет управляемым, а не усредненным
До старта проекта часть HR-расчетов велась на укрупненном уровне. Для бизнеса этого было недостаточно: внутри одного подразделения могли быть разные должности, грейды и тарифы, а значит, итоговая цифра бюджета не всегда показывала, за счет чего именно формируются затраты. При таком подходе сложно обосновать изменения бюджета. Например, если нужно сократить плановые расходы на 5%, бизнес должен понимать, какие именно управленческие решения могут дать этот эффект: меньше нанимать, пересмотреть вакансии, изменить подход к компенсациям.
Для международного ритейлера эта задача дополнительно усложнялась географией. Персонал работает в разных странах, и для корректного бюджетирования необходимо учитывать локальные налоговые правила и расчет страховых взносов. В проект вошли Россия, страны СНГ и Ближний Восток.
Решение: HR-модель с детализацией до позиции
Мы построили HR-модель, в которой расходы на персонал планируются на уровне позиции. В логике клиента позиция — это не один конкретный человек, а управленческая единица, которая объединяет магазин, юридическое лицо, должность и грейд. На одной позиции может быть несколько сотрудников, поэтому модель позволяет планировать не только текущий штат, но и группы сотрудников в структуре, удобной для бюджетирования.
В систему ежемесячно загружаются данные по текущим штатным сотрудникам, а также планируются вакансии. Это дает бизнесу возможность видеть не только существующие расходы, но и будущую потребность в персонале. Модель рассчитывает основные виды начислений: оклады, премии, отпускные, страховые взносы, налоги и прочие расходы на персонал. Такой уровень детализации позволяет не просто собрать итоговую сумму ФОТ, а понять структуру затрат и управлять ею.
Международный контур: разные страны, разные налоговые схемы
Ключевой особенностью проекта стала международность HR-планирования. Модель учитывает различия между странами: налоговые ставки, страховые взносы, правила начислений и ограничения, которые влияют на итоговую стоимость персонала для бизнеса.
Отдельное внимание мы уделили налоговым расчетам. В типовых HR-моделях компании часто считают затраты на оплату труда и страховые взносы, а налог используют скорее для отчетности. В этом проекте логика была сложнее: клиенту нужно было учитывать компенсацию налогов сотрудникам. Если компания компенсирует сотруднику часть налога, эта компенсация сама становится доходом, на который снова начисляется налог. Поэтому модель должна была рассчитать не только исходную сумму компенсации, но и последующее налоговое влияние. Для HR и финансов это принципиально важно: компания может оценить, как разные варианты компенсаций влияют не только на лояльность сотрудников, но и на итоговые расходы и чистую прибыль.
По сути, бизнес получил инструмент для сценарного анализа: можно сравнивать разные подходы к расчету плановой численности и компенсациям, видеть их стоимость и принимать решения на основе полной финансовой картины.
Централизованная работа с данными
Для корректной работы HR-модели требовалось объединить данные из нескольких источников. Для этого мы создали отдельный технический слой — хранилище данных, куда поступают справочники, фактические данные и бизнес-планы из внешних систем.
Данные загружаются, проходят проверку, фильтруются необходимые срезы и затем передаются в HR-модель. Такой подход снижает зависимость от ручных операций и помогает избежать расхождений в способах консолидации. После обработки итоговые расчеты на статьях расходов передаются в финансовый контур клиента. Таким образом, HR-бюджет становится частью общего процесса бюджетирования.
Редкая интеграция с 1С через Kafka
Одной из технологически значимых частей проекта стала интеграция с 1С через Kafka. Для рынка это редкий сценарий: в подобных проектах чаще используются более стандартные механизмы обмена, а здесь требовалось выстроить регулярную и защищенную передачу информации. Это особенно важно из-за характера HR-контура: часть сведений относится к персонализированным, поэтому процесс должен учитывать требования к передаче, расшифровке, проверке и загрузке в хранилище.
В результате информация из 1С поступает через Kafka, проходит автоматическую и ручную обработку и используется в HR-модели. Для клиента это означает более устойчивый и современный контур обмена данными: бизнес-пользователи работают не с разрозненными файлами, а с подготовленной и проверенной информацией.
Пользовательский интерфейс: рабочий инструмент для HR-команды
Для HR-блока важно не только корректно считать бюджет, но и делать систему удобной для регулярной работы. Интерфейс мы адаптировали под задачи клиента: с интерактивными элементами, лаконичной структурой, согласованной цветовой схемой и акцентом на данные.
Отдельно была реализована нестандартная логика пересчета итогов по выбранным статьям бюджета. Пользователь может выбрать конкретные категории расходов — например, отдельные виды выплат или компенсаций — и сразу увидеть пересчитанный итог по нужному срезу. Это важно для управленческой работы: HR и финансы могут быстро анализировать не только весь бюджет, но и отдельные группы расходов, проверять сценарии и понимать, какие факторы сильнее всего влияют на итоговую сумму.
Результат: точное HR-планирование для международного бизнеса
Клиент получил HR-модель, которая позволяет в многопьзовательском режиме планировать расходы и утверждать годовой бюджет HR-затрат на персонал с учетом структуры международного бизнеса: стран, юридических лиц, особенностей трудоустройства, налоговых режимов и компенсационных правил.
Главный экономический эффект проекта — повышение управляемости одной из крупнейших статей затрат в P&L. Компания получила возможность точнее формировать HR-бюджет, быстрее анализировать причины роста или снижения расходов, обосновывать изменения и оценивать последствия управленческих решений до их утверждения.
