Кейс проекта автоматизации процессов регламентированного учёта на базе «1C: Бухгалтерия 8 КОРП»
Заказчик: ГК «Молочный кит»
Исполнитель: ООО «Константа ИТ»
Потребность в обновлении платформы информационной системы бухгалтерского и управленческого учёта в ГК «Молочный кит» была обусловлена сменой поколений решений «1С». Раньше учет велся на платформе «1С: Управление производственным предприятием». Ввиду предстоящего прекращения ее поддержки, появилась необходимость внедрения альтернативного решения. Для реализации данной задачи была выбрана платформа «1С: Бухгалтерия предприятия 8 КОРП».
«При смене платформы информационной системы не обязательно выбирать программный продукт, равнозначный или превышающий функционал предыдущего. В данном случае такими могли бы стать «1С:КА» или «1С:ERP», но их внедрение потребовало бы существенно больше ресурсов. Как временных, так и финансовых. Если после изучения удовлетворенности заказчика текущим состоянием бизнес-процессов стало понятно, что ПО с меньшей функциональностью закрывает потребности предприятия, можно перенести в новую систему только связанные с ними блоки», - сказала Влада Синицына, опорный аналитик компании Константа.
В данном проекте учет производства оставили в действующей системе «1С:УПП», а ведение регламентированного учета было перенесено на программный продукт «1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП».
Цели проекта:
Перевести процессы регламентированного учёта, управленческого учета, учета заработной платы и управления персоналом в АО «БГМЗ», АО «ПМК», ООО «Молочный КИТ», входящих в ГК «Молочный кит», с имеющихся систем на платформу «1C: Бухгалтерия предприятия 8 КОРП». Ранее регламентированный учет велся в одной «1С:УПП» для АО «БГМЗ», в другой «1С:УПП» - для АО «ПМК», ООО «Молочный КИТ» и ООО «Камышловский квас». Для выгрузки Excel- файлов бухгалтерам приходилось переходить из одной базы «1С:УПП» в другую, а после объединять эти файлы в один, что приводило к ошибкам человеческого фактора.
Целевая модель учета предполагала автоматизацию следующих разделов:
- Учет ОС и НМА
- Учет движения денежных средства (банк и касса), покупка валюты
- Учет расчетов по кредитам, займам
- Учет расчетов с подотчетниками
- Учет поступления услуг, расходов будущих периодов
- Учет поступления ТМЦ
- Учет спецодежды и спецоснастки, МБП со сроком использования более 1 года
- Учет внутреннего перемещения и списания ТМЦ
- Учет реализации продукции, товаров
- Учет розничных продаж
- Учет и расчет курсовых разниц
- Учет взаиморасчетов с контрагентами
- Расчет и выплата налогов (налог на имущество, транспортный налог, налог на землю)
- Учет УАТ (путевые листы, ГСМ)
- Учет вспомогательного производства
- Учет затрат основного производства
- Учет НДС
- Учет затрат и расчет фактической себестоимости, постатейные расходы
- Налоговый учет (налог на прибыль)
- Закрытие месяца и формирование финансового результата
- Подготовка бухгалтерской и статистической отчетности
- Зарплата и управление персоналом
Особенности реализации:
Первый этап проекта (моделирование системы) был стартован в мае 2023 года и в июне учетная модель будущей системы была уже готова. Когда основная часть работ по доработкам функционала и интеграции системы была завершена, а также было проведено обучение, сотрудники ГК «Молочный КИТ» поняли, что текущая схема расчета себестоимости их не устраивает, и требуется ее корректировка. Благодаря тому, что проект начали заблаговременно, схема по расчету себестоимости была изменена без ущерба для бизнеса и общего хода проекта.
«Осознание потребности в изменениях конечной модели учета – довольно распространенная ситуация в рамках проектов цифровизации. Именно поэтому, чтобы было время для тестирования, обучения и корректировок, (если потребуется), стартовать проекты по смене платформы с запуском в эксплуатацию с 1 января желательно уже в мае, как это и было с ГК «Молочный КИТ»,- прокомментировал Дмитрий Давыдов, руководитель проекта компании Константа.
Результаты проекта:
Внедрена современная флагманская информационная система регламентированного и управленческого учёта «1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП», которая поддерживается разработчиками головной компании «1С» (выпускаются новые релизы конфигурации для своевременных обновлений системы).
За рамками типового функционала продукта были реализованы:
1. Возможность ведения номенклатуры в более, чем в одной единице измерения. В старой системе учет готовой продукции велся в КГ. Запрос заказчика заключался в переводе учета готовой продукции в ШТ без внесения изменения в справочники 1С:УПП. В рамках доработок системы были внесены изменения в инструменты загрузки НСИ, в потоки интеграции 1С:УПП и 1С:БП КОРП. Таким образом, единицы измерения у номенклатуры в системах интеграции различаются (в 1С:УПП остается в КГ, в 1С:БП КОРП в ШТ), но результаты проведения документов удовлетворяют регламентированного и оперативного учета.
2. Централизованное НСИ для 6 баз обмена и 12 направлений интеграционных потоков. Единое место создания НСИ теперь находиться в 1С:БП КОРП. Теперь все справочники заводятся в 1С:БП КОРП, а уже после этого с помощью интеграций разносятся по смежным системам. Это позволить избежать задвоения НСИ и позволит поддерживать справочники всегда в актуальном состоянии.
При этом в текущий момент база «1С: БП КОРП» консолидирует в себе регламентированный учет по четырем юридическим лицам с разными системами налогообложения и особенностями учета из ГК «Молочный КИТ».
Эффекты от внедрения:
1.Подготовка квартальной отчетности по каждому юридическому лицу стала проходить минимум в 2 раза быстрее за счет сокращения объема ручного труда.
2. Более чем в 3 раза сократились сроки по процедуре закрытия месяца по каждому юридическому лицу, что позволило получать аналитику оперативнее.
3. Сократилась стоимость поддержки ИТ-системы за счет снижения требований к уровню квалификации специалистов, на которых можно возложить решение этой задачи.
4. Подготовка управленческой отчетности сократилась в 2 раза с возможностью консолидации данных по всем юридическим лицам в единой системе.
5. Сократилось время на подготовку отчетов по статистике. Был разработан инструмент, с помощью которого отчеты по статистике заполняются оперативнее и быстрее.