Откажется ли бизнес от бумажных документов?
1 ноября в московском зале «РБК. Центр события» состоялась ежегодная конференция Diadoc Day. На пленарной дискуссии, посвященной отказу от бумажных документов, высказались президент ассоциации РОСЭУ Юрий Малинин, руководитель экспертного совета «Электронные документы – эффективная экономика» Елена Ткаченко, руководитель продуктовой группы Контур.Диадок Сергей Казаков и начальник отдела документационного обеспечения АО «Новосибирскэнергосбыт» Мария Леушина.
Юрий Малинин рассказал, что за II квартал 2024 года количество переданных электронных счетов-фактур превысил 332 млн, а также сообщил, что, по данным Контура, количество отправляемых документов за 2022-2023 годы увеличилось на 30%.По мнению эксперта, росту рынка ЭДО способствуют:
- взаимодействие между структурами крупных компаний, которое основано на электронном документообороте,
- экономия времени и ресурсов благодаря внедрению ЭДО,
- нормативное регулирование в B2G-взаимодействии, которое переводится на ЭДО и порождает новые документы и новые требования.
Успешно использует ЭДО и банковский сектор. Юрий Малинин озвучил, что за счет ЭДО Сбер уменьшил потребление бумаги на 40%, а банк ВТБ хранит 97% документов в электронной форме — практически весь документооборот. По проникновению электронного документооборота лидируют сферы образования, здравоохранения, металлургического производства и энергетики.
Свою речь Юрий Малинин завершил информацией о планах государства по развитию ЭДО. Кроме прочего, государственные органы заинтересованы в информировании граждан об электронном документообороте.
Юрий Малинин, президент ассоциации РОСЭУ: «Для предпринимателей и пользователей подготовлены методические материалы и рекомендации по внедрению ЭДО с целью популяризации. Эту работу проводил аналитический центр при правительстве РФ вместе с Минцифры России и ФНС. Эксперты РОСЭУ тоже приняли участие и постарались упростить этот документ».
Ассоциация РОСЭУ готова подключиться к проведению открытых встреч, на которых можно обсуждать вопросы и проблемы, связанные с развитием ЭДО. Руководитель проекта экспертного совета «Электронные документы – эффективная экономика» Елена Ткаченко рассказала, что мешает бизнесу переходить на ЭДО и что можно улучшить, в том числе:
- слаженность действий госорганов при утверждении нормативных актов,
- анализ бизнес-процессов при разработке новых форматов или реформировании ЭДО,
- определенность в вопросах правоприменения в ЭДО, прозрачность правил и четкие сроки,
- согласование решений с представителями бизнеса.
Мария Леушина поделилась опытом полного ограничения на получение бумажных документов от поставщиков. Чтобы передавать бумажные документы, нужно подписать мотивированный отказ от ЭДО. Как правило, в отказах компании делились тем, что возникают сложности с интеграцией, так как они работают в нескольких информационных системах.
Мария Леушина, начальник отдела документационного обеспечения АО «Новосибирскэнергосбыт»: «Чем сложнее путь передачи документа на бумаге, тем быстрее люди соглашаются на ЭДО. Доля входящего ЭДО у АО «Новосибирскэнергосбыт» составляет 91%, но мы надеемся дойти до 100%».
Сергей Казаков, руководитель продуктовой группы Диадок, в подробностях рассказал, как Контур отказывался от бумаги. Компании было непросто обеспечить двустороннее подписание бумажных актов с покупателями. На этот процесс уходило около 200 тысяч рабочих часов в год.
После перевода исходящих закрывающих документов в ЭДО компания смогла оцифровать 65% от их общего объема и экономить более 200 млн рублей ежегодно. Возможность получить акты на бумаге осталась, но только по желанию клиента.
Diadoc Day организует команда Контур.Диадока — сервиса электронного документооборота с контрагентами. Он упрощает процессы, сокращает затраты и освобождает время на развития бизнеса. Входит в экосистему для бизнеса Контур.
