X5 Group совместно с Контуром запустила решение для работы с электронными транспортными накладными
X5 Group – ведущая российская продуктовая розничная компания, которая управляет торговыми сетями «Пятерочка», «Перекресток» и «Чижик». Магазины и распределительные центры представлены в 72 субъектах РФ — во всех 8 федеральных округах страны. Доставкой продукции в более чем 25 000 розничных точек, 63 распределительных центра, занимается 43 автотранспортных предприятия — это около 6000 транспортных единиц.
Для того, чтобы обеспечивать розничные точки необходимой продукцией и выполнять требования законодательства, нужно оформлять транспортные накладные для каждой поездки. Это пакет из четырех документов, который подтверждает факт перевозки груза автомобильным транспортом. Чтобы автоматизировать бизнес-процессы, компания оформляет транспортные накладные в электронном формате. Это помогает предотвратить порчу и потерю документов, а также уменьшить количество ошибок при оформлении.
Работа над проектом началась в октябре 2022 года. К тому моменту X5 Group уже имела опыт продуктивного обмена с ГИС ЭПД, но было принято решение включить в число провайдеров-партнеров и Контур со своим сервисом Логистика. Такой подход обеспечит бесперебойную передачу документов и защитит данные в случае непредвиденной ситуации.
Основная задача, которую представители Х5 Group озвучили в ходе переговоров — доработать сервис Логистика от Контура под технические требования компании и запустить пилотный проект. Тестирование началось 4 июня 2024 года с небольших объемов документов, а уже через месяц этот показатель вырос в 10 раз.
Формат и правила обмена ЭТрН определяются ФНС и Правительством РФ. При этом Контур обеспечивает гибкие возможности для автоматизации передачи данных. Перед началом проекта команда сервиса Логистика усовершенствовала свое решение так, чтобы сотрудники X5 Group работали с перевозочными документами в привычных интерфейсах внутренних информационных систем, а документооборот по ЭТрН ускорился и не требовал прямого участия работников.
«Текущий старт и динамика, с которой мы планируем достигнуть поставленных целей, с одной стороны — амбициозная задача, а с другой — достижимая: как по ресурсам, так и по вовлеченности. Сотрудничество Контура и Х5 Group — залог развития ЭТрН не только внутри структуры организации, но и для всей отрасли: поставщики, перевозчики и другие контрагенты вслед за крупным игроком постепенно внедряют электронный документооборот. В будущем это упростит делопроизводство для участников рынка: ускорит процессы, избавит от рисков, сэкономит ресурсы», - сказал Алексей Серов, пуководитель группы внедрения сервиса Логистики от Контура.
В рамках совместного тестирования удалось выявить зоны роста и области развития информационных систем всех участников процесса. Помимо сценария внутригрупповых перевозок, компании планируют продолжать взаимодействие для обеспечения документооборота с внешними контрагентами, а также для внедрения других типов документов.
Планируется, что к началу осени объем ежедневного документооборота вырастет более чем в 15 раз. Это конец пилотного проекта, после которого организации перейдут на новый этап сотрудничества.
