Правила этикета при проведении ВКС

Мы проанализировали основные ошибки, наиболее часто возникающие в ходе общения по видеоконференцсвязи, и написали ряд простых правил этикета при проведении ВКС, которыми с удовольствием готовы поделиться.

Мы живем в удивительное время: ежедневно тысячи людей переходят на режим удаленной работы. Для собственников бизнеса сейчас как никогда важно организовать эффективную коммуникацию с большим количеством сотрудников “на удаленке”, а также дать им возможность общаться по рабочим вопросам между собой.

Мы проанализировали основные ошибки, наиболее часто возникающие в ходе общения по видеоконференцсвязи, и написали ряд простых правил по ВКС-этикету, которыми с удовольствием делимся.

1. Тестируйте систему до начала сеанса.
   Перед началом сеанса ВКС необходимо предварительно протестировать Вашу систему видеосвязи и проверить рабочие материалы (если они есть) - все ли работает, как нужно.
2. Будьте пунктуальны.
   Всегда подключайтесь к конференции за несколько минут до ее начала. В указанное в приглашении время Вы должны уже быть готовы к общению, а не начинать подключаться, вынуждая других ждать Вас.
3. Ограничьте количество участников.
   Чем больше группа - тем сложнее эту группу модерировать. Ваших коллег, присутствие которых обязательно, в идеале должно быть не больше десяти. Всем остальным по окончанию мероприятия будет лучше отправить краткое резюме или запись трансляции.
4. Ограничьте время сеанса.
   Чем дольше длится сеанс связи, тем труднее удерживать внимание участников. Время эффективного обсуждения обычно не превышает 30 минут - затем люди начинают уставать и эффективность работы снижается. Сфокусируйтесь на предмете обсуждения и пресекайте разговоры, которые не относятся к нему.
5. Рассылайте важную информацию заранее.
   Вместе с приглашением к сеансу ВКС уместно отправить участникам план дискуссии и материалы для подготовки, при их наличии, например, документы или вопросы, которые будут обсуждаться. Таким образом участники заранее подготовятся к сеансу связи и встреча пройдет еще эффективнее.
6. Строго придерживайтесь плана проведения ВКС, как по времени, так и по тематике.
   Следите за продолжительностью и старайтесь ограничиваться получасом. Если у Вас накопилось слишком много вопросов, то будет лучше разбить их на блоки и запланировать несколько отдельных звонков - прямых (личных) или групповых.
7. Назначьте ведущего.
   У каждого сеанса ВКС должен быть ведущий, ответственный за соблюдение запланированного графика и регламента. Назначьте кого-нибудь из Ваших коллег на роль модератора - этот человек сможет объявлять очередную тему дискуссии, следить за тем, чтобы все имели возможность высказаться и делали это по очереди, а потом соберет материалы и подготовит отчет.
   Либо сами станьте этим человеком: как говорится, если хочешь, чтобы было сделано хорошо - сделай это сам.
   В начале сеанса ВКС модератору (ведущему) следует сообщить о начале сеанса, поприветствовать участников, огласить тему обсуждения и коротко обосновать ее выбор.
   Далее все участники конференции могут представиться. Если мы говорим о сеансе ВКС в небольшом коллективе, где все между собой уже давно знакомы - то каждому участнику можно просто обозначить себя, чтобы убедиться, что все участники слышат и видят друг друга хорошо.
8. Отключайте микрофон, когда не говорите, чтобы другие участники не отвлекались на посторонний шум. Лишние включенные микрофоны ухудшают качество работы алгоритмов обработки звука в ВКС-системе, вплоть до пропадания голоса основного спикера.
9. Следите за собой и своими действиями.< style="margin-bottom: 20px;"br /> Ваши замечания, комментарии, реплики «про себя», жесты будут переданы “в эфир”: собеседники увидят и услышат все.
10. Минимизируйте лишние движения. Не раскачивайтесь на стуле и не размахивайте руками. Также исключите любые хождения по помещению во время сеанса ВКС. Внимание людей невольно фокусируемся на движениях - в итоге Ваши действия могут отвлекать аудиторию от дела. Не «играйте» с ручками, карандашами, бумагами, очками или другими мелкими предметами - это создает дополнительный шум.
11. Не ведите параллельных разговоров, а если это невозможно, выключайте микрофон.
    Неприятно слышать, когда кто-то из коллег говорит с кем-то еще. Это невежливо по отношению к другим участникам общения и в целом неэффективно, причем как при живом общении, так и во время сеанса ВКС.
12. Не отвлекайтесь.
    Фразы в духе «извините, я отвлекся, вы не могли бы повторить вопрос?» могут быть восприняты как верх бестактности и непрофессионализма. Сфокусируйтесь на теме дискуссии. Если Вы в ходе встречи начинаете читать почту или новости, то неизбежно отвлечетесь. Слушайте собеседников так же внимательно, как если бы это была личная встреча, где все видят, чем Вы заняты.
13. Лучше одеться соответствующим образом, даже если Вы находитесь у себя дома. Не стоит подключаться к видеоконференции в пижаме или любимой футболке с забавной надписью. Старайтесь не надевать ничего в полоску (изображение может быть нечетким). По этой же причине лучше снять слишком яркие украшения, если они есть. Старайтесь подойти к этому так, словно Вам предстоит личная встреча: официальный (часто его еще называют “консервативный”) стиль еще никого не подводил. Также важно помнить, что камеры «не любят» красный и ослепительно-белый цвета, поэтому этих цветов лучше избегать в одежде и оформлении помещения для сеансов ВКС.
14. Избегайте ярких источников света позади Вас.
    Если окно либо иной яркий источник света находятся у Вас за спиной - то Вас просто не будет видно в кадре, вы станете темным пятном. Это особенность работы большинства видеокамер. Лучше расположиться лицом к свету, тогда Вас будет видно хорошо.
15. Выбирайте максимально тихое место для выхода в онлайн.
    Технологии предоставляют нам почти безграничные возможности и это прекрасно, но все же подключаясь к видеоконференции из ближайшего парка, Вы будете выглядеть не совсем профессионально, а если попробуете устроиться в коворкинге или кофейне, то есть риск, что вокруг Вас будет слишком шумно.
16. Наведите порядок хотя бы в той зоне, которую будет видно в камеру.
    Постарайтесь, чтобы у Вас за спиной и вокруг не было видно одежды, коробок, грязной посуды, мусора или животных. “Рыбки в аквариуме успокаивают”?!! Может быть. Но только не в этом случае.
17. Лучше, чтобы Ваше изображение находилось в середине кадра.
    Для этого просто установите камеру соответствующим образом. Если Вы пользуетесь ноутбуком, то лучше его не ставить на колени, иначе изображение может показаться нелепым (вид снизу - самый неудачный ракурс).
18. Не ешьте перед камерой.
    За исключением случаев, когда конференция назначена на время обеда и все остальные участники во время разговора принимают пищу. Чашку с кофе или чаем лучше поставить так, чтобы ее не было видно.
19. Сеанс ВКС это обычное общение.
    Ваши собеседники просто физически отсутствуют в аудитории. Следует следить за дикцией, говорить внятно. Поэтому не кричите и говорите четко, но не слишком громко. Звуки голоса могут искажаться, следовательно, при необходимости лучше поменять силу голоса, интонации и произношение. Не дуйте в микрофон и не стучите по нему, чтобы проверить, работает ли он. Просто спросите собеседников, хорошо ли они Вас слышат.
20. Дайте Вашим коллегам возможность ответить.
    Обязательно давайте коллеге договорить, прежде чем возьмете слово. Закончив говорить, давайте собеседникам паузы в несколько секунд, чтобы они могли ответить: так Вам не придется говорить одновременно и не будет казаться, что кому-то из участников общения нечего сказать. Технические возможности ВКС предоставляют Вам полную двустороннюю связь, но одновременная речь двух собеседников воспринимается плохо. Будьте готовы к задержкам звука, особенно если к видеоконференции подключаются собеседники из других регионов и стран.
21. Поддерживайте зрительный контакт.
    Чтобы обеспечить максимально возможный контакт глаза-в-глаза, камеру лучше установить посередине экрана и на уровне глаз. Обычно камера устанавливается над экраном, но если Ваш экран располагается выше уровня глаз, то камеру лучше разместить под ним.
22. Видеоконференция предполагает участие всех сторон.
    Постарайтесь вовлечь в обсуждение Ваших собеседников. Готовьте свои материалы таким образом, чтобы они были визуально интересны и вызывали собеседников на обсуждение. При использовании презентаций необходимо помнить о периодическом переключении камеры на лицо выступающего - это "оживит" презентацию и поможет участникам оставаться на контакте.
23. Подведите итоги общения по ВКС.
    По окончанию мероприятия все участники должны иметь возможность дать конструктивную оценку и проанализировать итоги конференции. В конце сеанса ВКС модератору (ведущему) следует поблагодарить участников за приятное и продуктивное общение, затем попрощаться и отключить связь. Если этого требует специфика обсуждения и позволяет корпоративная культура, то по итогам видеоконференции модератор может предложить участникам заполнить анкеты либо опросники.

В наши дни организация видеоконференций не требует серьезных усилий и этот формат коммуникации все больше становится важным бизнес-инструментом. Если у Вас возникают вопросы относительно того, что стоит или не стоит делать во время проведения сеанса ВКС, выбирайте более консервативную линию поведения - это почти всегда лучшая стратегия. Хорошие манеры на долгую память, а плохие - к одиночеству.

Все необходимое оборудование для видеоконференцсвязи можно приобрести в компании МедиаСтройИмидж.