АШАН повысил эффективность работы с договорами с помощью RockITSoft

ИТ-компания RockITSoft успешно завершила проект по автоматизации договорного документооборота для торговой сети АШАН. Команда специалистов внедрила в инфраструктуру компании систему электронной валидации договоров (СЭВД) на базе платформы Directum RX. Теперь все процессы работы с договорами — от создания документа, его внутреннего и внешнего согласования до передачи в архив — переведены в электронный вид. Внедрение системы позволит АШАН сократить время согласования договоров и обеспечит прозрачность процесса внутри компании.

RockITSoft, учитывая внутренние бизнес-процессы АШАН, структурировал систему жизненного цикла договорных документов, включая оценку рисков контрагентов. Используя существующие шаблоны АШАН, компания RockITSoft настроила более 100 вариантов договорных документов, усовершенствовав работу более чем 10 тысячам участникам договорных отношений. Более 30 различных критериев матрицы согласований позволяют участникам процесса наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов и пр. Автоматическая рассылка уведомлений, напоминаний и задач на почту участникам процесса позволяет оперативно задействовать всех заинтересованных лиц и увеличивает скорость обмена информацией.

«Проект является первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. Мы остановили свой выбор на Directum, так как это решение для нас в наилучшей степени отражает запрос бизнеса. Следующий этап – с участием партнера RockITSoft мы перейдем на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизируем выдачу доверенностей, цифра которых в год у нас не менее, чем количество договоров», — говорит Павел Громов, к.ю.н., директор Юридического департамента АШАН Ритейл Россия.

«В проекте с АШАН Ритейл Россия для нас было важно корректно реализовать в системе регламенты согласования договоров, а также соблюсти все требования со стороны заказчика. В соответствии с ними созданная RockITSoft СЭВД содержит в себе low-code инструменты, которые позволяют адаптировать решение без привлечения разработчиков и сократить time-to-market. Система охватывает все регионы присутствия торговой сети АШАН, в ней работают сотрудники как центрального офиса, так и всех магазинов и складских помещений торговой сети. Мы поддерживаем планы АШАН по цифровой трансформации бизнеса и намерены продолжать наше продуктивное сотрудничество», — говорит Алексей Пестерев, директор по продвижению решений «Управление контентом и документооборот» ИТ-компании RockITSoft.