Как сеть спортивных школ автоматизировала оплату абонементов и учёт в 1С

Для Московской школы боевых искусств команда Технодзен разработала сайт сети спортивных залов с онлайн-оплатой абонементов и автоматическим ежемесячным продлением через ЮKassa. Ключевая часть проекта - интеграция с 1С:Бухгалтерией: платежи с сайта сами создают в 1С документы с разбивкой по филиалам, бухгалтерии больше не нужно заносить их вручную. Дополнительно сделали личный кабинет с карточками учеников (степень, тренер, сроки диспансеризации и страховки) и собственную админ-панель.

Клиент

Сеть школ боевых искусств из Москвы.

Детский и взрослый спорт:

1. тхэквондо,
2. кикбоксинг,
3. бокс,
4. инклюзивные направления.

Несколько залов в разных районах города, у каждого свой поток учеников и тренеры. Занятия идут по абонементам, оплата продлевается каждый месяц.

Проблема

До нас школа жила в ручном режиме.

Вот как это выглядело:

1. Заявки собирали администраторы — по телефону, в мессенджерах, на бумаге.
2. Бухгалтерия заносила каждый платёж в 1С отдельно. Вручную. Каждый месяц.
3. Данные об учениках лежали в разрозненных таблицах. У одного филиала — свой файл, у другого — свой.
4. Родители платили за абонемент вручную каждый месяц. Кто-то забывал, кто-то платил с опозданием. Администраторы обзванивали и напоминали.
5. Сведения о диспансеризации и страховке учеников хранились где угодно, только не в одном месте. Сроки пропускали.

Главная боль: школа росла, а учёт держался на людях и таблицах. Чем больше учеников, тем больше ручной работы.

Цель

Заказчик хотел собрать всё в единую систему.

Конкретно:

1. Сделать современный сайт с направлениями, залами, тарифами и записью на занятие.
2. Подключить онлайн-оплату абонементов с автоматическим ежемесячным продлением — чтобы родители не платили вручную.
3. Автоматизировать бухгалтерию: каждый платёж должен сам попадать в 1С с корректными документами и разбивкой по филиалам.
4. Дать родителям личный кабинет, а администраторам — единую панель управления.

Решение
 

Разбили проект на пять блоков. Вот как это было.

 

Сайт школы.

Собрали сайт в фирменном стиле: страницы направлений, карточки залов с адресами, раздел тарифов и оплаты, формы записи на пробное занятие и заказа обратного звонка. Адаптировали под телефоны и планшеты, оформили страницы документов и аккуратную страницу ошибки 404.

Онлайн-оплата и абонементы.

Подключили приём платежей через ЮKassa. Настроили рекуррентные списания: родитель оплачивает абонемент один раз, дальше система сама продлевает его каждый месяц по расписанию. Отдельно проработали ситуацию, когда на карте не хватает средств: повторные попытки списания и уведомления. Об успешной оплате и о проблемах на почту приходят письма.

Интеграция с 1С:Бухгалтерия.

Самая технически ёмкая часть. Настроили автоматический обмен данными между сайтом и облачной 1С Fresh. Теперь каждый платёж с сайта сам создаёт в 1С нужные документы: поступление оплаты и реализацию услуг, с правильной разбивкой по филиалам и корректным закрытием авансов. Возвраты тоже отражаются в учёте. Бухгалтерия перестала заносить платежи руками.

Личный кабинет родителя и карточки учеников.

Сделали кабинет, где родитель ведёт своих детей. По каждому ученику хранится полная карточка: ФИО, дата рождения, спортивная степень (ГУП и дан), вес, рост, ФИО тренера, дата окончания диспансеризации и дата окончания страховки. Всё можно внести сразу при добавлении ученика. Это единая база, из которой видно и уровень подготовки, и сроки, за которыми нужно следить.

Панель администратора.

Разработали собственную админку: управление направлениями, залами, тренерами, учениками, заявками и оплатами. Всё в одном интерфейсе, без сторонних сервисов.

Что было нестандартного:

1. Рекуррентные списания с обработкой неудачных попыток — не просто «подключить оплату», а сделать так, чтобы абонемент продлевался сам и не отваливался при первой же ошибке банка.
2. Интеграция с облачной 1С Fresh через OData. Пришлось повозиться с форматами документов и разбивкой по филиалам, чтобы бухгалтерия принимала данные без ручных правок.
3. Карточка ученика с полями под спортивные степени и сроки медицинских документов — под специфику именно боевых искусств.

 

Результат

Вот что получилось в цифрах и фактах:

Оплата абонементов.

• Было: родители платят вручную каждый месяц, администраторы напоминают.
• Стало: оплата онлайн, продление автоматическое, без напоминаний.

Учёт платежей в 1С.

• Было: бухгалтерия заносит каждый платёж руками.
• Стало: платежи приходят автоматически, с документами и разбивкой по филиалам.

Сверка платежей.

• Было: ручная сверка между сайтом и 1С.
• Стало: не нужна.

База учеников.

• Было: разрозненные таблицы по филиалам.
• Стало: единая база с уровнями подготовки и важными датами.

Контроль сроков.

• Было: диспансеризацию и страховку отслеживали вручную.
• Стало: все даты в карточке ученика, видно, за чем следить.

Заявки и учёт.

• Было: в разных местах.
• Стало: в одной системе, административная нагрузка снижена.

 

Технологический стэк

Сайт и серверная часть: PHP, фреймворк Laravel.

Приём платежей: ЮKassa, включая рекуррентные списания.

Учёт: интеграция с 1С:Бухгалтерией через протокол обмена данными OData.

Вёрстка: адаптивный интерфейс под все устройства.