Осталась неделя до обязательных ЭПД: чек-лист для тех, кто еще на бумаге
Что меняется с 1 сентября
ЭПД — цифровой аналог транспортной накладной. Он подтверждает договор перевозки и содержит сведения об отправителе, получателе, перевозчике и грузе. Без него груз не примут ни на складе, ни в пути: инспектор ГИБДД проверяет наличие документа по QR-коду прямо на дороге.
Переход не означает, что бумага исчезнет за один день, но с 1 сентября вся цепочка — от заявки до подтверждения доставки — по умолчанию должна работать в цифровом формате. Тем, кто еще не подключился, стоит поторопиться: пройти все шаги за оставшуюся неделю сложнее, чем сделать это заранее, но еще возможно, если начать прямо сейчас.
Пять шагов, которые нужно успеть закрыть до 1 сентября
- Оформить электронную подпись. Для подписания накладной подойдет усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) или бесплатная УНЭП из приложения «Госключ». Если документ будет подписывать сотрудник, а не руководитель, дополнительно понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД).
- Подключиться к оператору ЭПД. Документы передаются через операторов, которые работают с государственной системой ГИС ЭПД и поддерживают работу со всеми обязательными перевозочными документами. Для грузополучателей подписание документов обычно бесплатно.
- Настроить учетную систему. Накладная должна формироваться в формате ФНС — через готовое расширение для 1С, SAP или API. Важно заранее убедиться, что в системе есть все нужные данные: о сторонах сделки, грузе и транспорте.
- Договориться с партнерами. ЭТрН — это общий процесс, поэтому и перевозчик, и грузополучатель должны быть готовы работать с электронным документом. Стоит заранее согласовать регламент перехода и подписать дополнительные соглашения к договорам, если необходимо.
- Запустить обмен на реальных перевозках. Начать лучше с малого — с проверенных контрагентов или рейсов между собственными складами, обучить логистов, бухгалтеров и водителей и постепенно подключать остальных партнеров.
Эти шаги одинаковы на бумаге для всех, но по факту компании и ИП проходят их по-разному. У компаний с бухгалтерией и IT-отделом это большая рутинная задача: настроить систему, назначить ответственных, согласовать регламент с партнерами. У ИП-перевозчиков, который сам себе и бухгалтер, и логист те же пять шагов выглядят иначе, потому что все они завязаны на одном инструменте: смартфоне.
Как ИП-перевозчикам работать с ЭТрН
Для этого сегмента рынок в последний год заметно продвинулся: операторы ЭДО стали переносить в мобильные приложения весь цикл перевозки, а не только подпись документа. Заявка приходит прямо в приложение, и в нем же можно сформировать путевой лист по всем требованиям законодательства, а маршрут — сразу передать в привычный навигатор. В пути документы подтверждаются дважды: первый раз — когда водитель забирает груз, второй — когда сдает его получателю. Инспектор ГИБДД может считать QR-код прямо с экрана смартфона, даже без интернета. После завершения рейса подписанные документы автоматически сохраняются и остаются доступны для истории поездок.
По сути, весь цикл работы с документами теперь умещается в кабине водителя — без бумаги и без отдельного рабочего места. Это заметно снижает порог входа в цифровой документооборот для тех, у кого нет ни бухгалтера, ни диспетчера.
Работа с документами в 1С тоже уходит от ручных операций
Если для ИП главный вопрос — как обойтись без бухгалтера, то у компаний покрупнее, где бухгалтерия уже есть, запрос другой: как убрать из нее ручной труд. Общий тренд последних обновлений учетных систем — автоматизация типовых сценариев: черновики ЭПД формируются на основе документа-основания, готовые документы уходят контрагентам по расписанию, а входящие от партнеров обрабатываются без ручной проверки каждого шага. Под нестандартные процессы обычно можно донастроить логику под конкретную компанию.
Второй запрос — не автоматизация, а безопасность: чтобы сотрудник не мог случайно сломать чужую настройку. Здесь развивается более гибкая система прав: администратор скрывает от сотрудника ненужные разделы настроек, а доступ назначается ролями — например, роль «оператор ЭПД» дает только те функции, которые нужны для подписания документов.
Цифровизация идет и дальше документооборота
Электронный документ — не единственное, что в последний год переносят с бумаги в мобильные приложения. Логика та же — снять с водителя и диспетчера рутину и ручную фиксацию событий. Например, учет ДТП постепенно переходит из бумажных актов и телефонных звонков в приложение: водитель фиксирует происшествие на месте, система автоматически проставляет дату, время и данные машины, а ответственному в офисе остается получить уже готовую карточку случая.
